建立科学管理制度，提高设备利用效益

                                赵海英 赫亮

             （吉林大学行政学院公共管理实验中心，吉林长春130012）

摘 要：随着目前大学毕业生就业所面临的供需矛盾问题突显，如何能够更好地培养出掌握实用技能的人才成为高校实验室的重要任务，加上各高校对实验室硬件建设方面的投入，使得传统的仪器设备管理方式的弊端显现，无法适应新形势的要求。如何能够管理好实验室的仪器设备，使之能够得到充分利用，大幅地提高仪器设备的利用效益也成为了我们实验室管理者研究的首要课题。本文分析了目前普通高校实验室设备利用效益评价指标和实验室仪器设备管理的内容与特点，围绕提高仪器设备的利用效益为中心制定科学合理的管理制度，并充分利用现代管理思想和技术，最终实现提高实验室设备利用效益，让有限的设备为更多的实验教学和科研服务。科学的管理制度同时也使实验室管理模式更科学、规范和高效。根据吉林大学公共管理实验中心的实践证明，科学合理的管理制度不仅能够提高管理效率，使管理更加规范化，同时也能够有效地提高实验室的设备利用率。

关键词：实验室；仪器设备；管理；利用效益

1 引言

    针对目前大学毕业生就业所面临的供需矛盾问题，为了能够培养出来适应社会需要的创新型复合型人才，真正使大学毕业生学有所用，能够更快地适应工作需要，各高校在实验室硬件建议方面都给了不少支持和投入，购置了大量的仪器设备。这些大量的新设备添加购置虽然可以满足学生实验课程的需要，但也给传统的实验室管理工作带来了新的挑战。由于设备数量多，种类复杂，交叉使用现象增加，使得采用传统方法进行实验室仪器设备管理的弊端突显。同时如何能够充分利用好这些仪器设备，充分发挥好它们的作用，提高实验室仪器设备利用率和避免重复购置造成建设经费浪费现象的出现，成为了目前实验室仪器设备管理工作的研究课题。
    充分利用现代管理思想和技术来建立一套科学的实验室管理制度已经势在必行。这不仅能够大幅度地提高实验室仪器设备的管理效率，更重要的是能够避免传统管理方法所存在的各种弊病，提高实验室仪器设备利用率，充分利用各种仪器设备为实验教学服务。同时利用实验室管理工作中收集的数据还可以分析统计实验室的各种仪器设备使用情况和利用率，为将来实验室的科学化建设提供决策参考。利用科学的实验室管理制度，可以大幅提高实验室的设备利用效益，避免设备闲置和浪费，让有限的资源为更多的实验教学服务。

2 设备利用效益评价指标

    为了能够科学地评价一个实验室的设备利用效益，需要对实验室设备的各种指标来进行评价。对于实验室设备来说，主要可以从这几方面来考虑：机时利用率、人才培养贡献率、科研贡献率、服务回收率和功能开发创新率等。各方面根据实验室的主要功能和服务对象选取适合的权重。例如吉林大学公共管理实验中心现有4个实验室，现有设备200台（套），教学实验软件有模拟电子政府实验平台一个，模拟国家部委办公系统一套，模拟人力资源及公务员考试系统等。该实验中心主要面向本科、研究生实验教学服务，同时在满足实验教学的前提下，为科研提供服务。此外该中心还向全校师生和社会人员提供技能培训服务。在这种情况下，根据各种服务功能的任务量和重要程度设置各参数权重如下：
    设备利用效益＝机时利用率×35%+人才培养贡献率×25%+科研贡献率×20%+服务回收率×15%+功能利用开发率×5%

  2.1 机时利用率
    机时利用率是年有效机时数与年额定机时数之间比值表示的：

    设备的年额定机时数可以由各学校根据上级部门的要求和自身实际情况来确定，对于其中贵重设备在国家教育部2000年4月印发的《高等学校贵重仪器设备年度效益评价表》和2000年5月印发的《<高等学校贵重仪器设备年度效益评价表>的补充说明》中有明确的规定：
    仪器仪表类通用设备：1400小时/年
    仪器仪表类专用设备：800小时/年
    机械类设备：800小时/年
    其它设备也可以根据实际情况参考上述规定自行确定。一般来说可以根据设备可以提供服务的工作日情况进行计算：
    年额定机时＝每工作日可提供服务时间（小时）×5天×50周
    有效机时指必要的开机准备时间、实际使用时间和使用后续处理时间三者之和。实际应用中有效机时可以通过统计设备提供服务的时间计算获得。注意此项若超过100%仍以100%计。

  2.2 人才培养贡献率
    人才培养是实验室的首要服务功能，此贡献率体现在实验室为实验教学发挥的作用情况。一个设备可以为多少学生提供实验服务，为学生提供完全自主的实验操作还是仅仅为学生提供观模演示，这些都对学生掌握实际操作能力培养提供了不同程度的帮助。结合上述几种因素，人才培养贡献率可以表示为：
    人才培养贡献率＝(A×0.75+B×0.22+C×0.03)/N×100%
    其中A为有独立操作权的人数，B为在设备管理人员指导下能独立完成部分测试的人员数，C为教学演示实验和参观人数，N为该设备的总实验教学人数。

  2.3 科研贡献率
    科研贡献率体现了该设备对科研工作提供的辅助程度。高校实验室的另一个重要的任务就是为科研提供服务，特别是在研究型高校中更显得重要。实验室的设备为科研工作作出贡献度可以从该设备参与的科研项目级别和发表的成果数量上来衡量：

    科研贡献率＝（国家级项目数×0.8+省部级项目数×0.6+校级项目数×0.2+重要论文数×0.08 + 一般论文数×0.04）×100%
    此项超过100%按100%计算。

  2.4 服务回收率
    服务回收率是指实验室的设备在满足正常的教学和科研工作之外为校内外提供有偿服务所获得的收入情况。服务回收率可以用下面的公式计算：

    服务回收率＝（（收入－其它开支）/设备折旧额）×100%
    它体现了设备在提供有偿使用时的净收入与设备因使用折旧价值的比率，此项若超过100%以100%计。

  2.5 功能利用开发率
    设备功能利用开发率反映了该设备的原有功能被利用的程度和对该设备进行创新、改良和升级等增加新功能的情况。该项参数综合了功能利用情况和新功能开发情况，具体计算公式如下：
    功能利用开发率＝（功能利用数/原有功能数）×0.8 + （本年度新增加功能数/总功能数）×0.2
    此公式中新开发功能权重较低，这主要考虑到前一项参数更为重要。如果新开发的功能能够成为被利用的功能，那么它在本公式中的比重就会更大。

3 实验室设备管理内容

    实验室设备管理是以仪器设备整个“生命过程”为对象的，以使仪器设备在整个生命过程中获得最大的利用效益，充分发挥仪器设备在教学科研中的作用。实验室仪器设备管理工作通常包括两个管理阶段：前期管理和后期管理。前期管理是指仪器设备从计划购置开始到投入使用之前的管理阶段，包括有计划、购置、安装调试和验收等过程；后期管理是指仪器设备在投入使用之后到报废的管理阶段，包括使用、维护、升级改造和报废等工作。

  3.1 仪器设备计划、购置管理

    根据实验室的教学科研的实际需要，现有仪器设备无法满足目前实验需求的情况和预测未来发展所需制定仪器设备的购置计划。编制科学的仪器设备购置计划对仪器设备购置工作意义重大，科学合理的购置计划可以避免由于盲目购置、重复购置造成实验室建设经费的浪费，能够充分利用有限的建设经费科学合理地购置仪器设备，更好地为教学科研服务。
    在编制仪器设备购置计划时要注意从总体出发、综观全局、保障重点、节省资金、可靠稳定、适应发展等。在编制计划时的主要依据有：
    （1）国家相关的法规政策。
    （2）本单位学科建设规化所确定的教学、科研需求。
    （3）本单位实验室建设规划和建设经费情况。
    （4）在用仪器设备的潜力和其它院系实验室可以提供仪器设备共享的情况。
    （5）准备购置的仪器设备的年利用率预测数据。
    （6）安装此设备的实验室场地情况。
    （7）相关维护、耗材和售后服务情况。
    （8）同类仪器设备的产品数据资料和市场最新报价。
    在编制仪器设备购置计划时还要特别注意本着适用、节约的原则。对于利用率低的、可以外协借用的设备可以考虑暂不购置；对于低档、中档设备能够满足工作需要的，就不去购置高档设备。
    仪器设备购置计划的编制方法一般来说有三个步骤：用户部门直接提出仪器设备购置申请；仪器设备管理部门汇总初审；专家组对采购计划进行技术咨询和评估和仪器设备购置计划决策。
    仪器设备的采购工作一般可以根据设备的类别、批量、价格等因素按排合适的采购方式。常用的采购方式有：招标采购、市场定点采购、市场随机采购、电子商务采购等几种方式。其中对于金额较大的仪器设备大多都采用招标采购方式。吉林大学为还专门设立了采购中心，设置专门人员对大额采购进行招标采购。在招标采购中遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。对于小额仪器设备一般采用市场采购的方式进行。在市场采购过程中要注意比较同类仪器设备的价格、性能和售后服务情况，本着质优价廉的原则进行，以期提高购置仪器设备的性价比。
    购置的仪器设备在安装调试完成以后要组织专家组进行验收工作。在验收工作完成以后，要注意把制定采购计划、采购合同和仪器的技术资料归档保存。

3.2 仪器设备的应用管理
    仪器设备的应用管理是指仪器设备从投入使用到报废的管理过程，这段管理也是仪器设备管理的主要工作和长期工作。仪器设备的应用管理是围绕着充分发挥仪器设备的功能，提高仪器设备的利用效益，保障仪器设备的完好率等方面进行的。仪器设备的应用管理在整个仪器设备管理工作中占有重要的地位，仪器设备的计划、采购管理工作也是为仪器设备的应用管理做的前期工作。

    3.2.1 仪器设备的账目管理
    由于实验室一般都要拥有大量种类繁多的仪器设备，在一个教学、科研的实验应用中也常常需要使用多个多种设备。要管理好实验室的各种设备，建立良好的仪器设备账目是仪器设备应用管理工作中非常重要的环节。仪器设备账目管理可以分成仪器设备管理卡方式和仪器设备管理账方式。这两种方式管理的内容是从不同的角度来进行的。仪器设备管理卡记录着仪器设备的基本管理信息，为仪器设备的使用管理提供了信息基础。一般来说每台仪器设备卡一式两张，一张称为分类卡，用于归档管理；另一张称为随机卡，由用户保存，跟随着仪器设备。仪器设备管理账是仪器设备的基本信息汇总，通它可以掌握实验室的仪器设备总体情况。仪器设备管理账可以用于仪器设备的清查核对的基准，通过对它的统计分析还可以了解仪器设备的使用情况数据和维护数据，为实验室建设提供决策支持。由于传统手工管理已经不适应现代实验室的要求了，目前一般都采用实验室仪器设备信息管理系统来完成账、卡的管理。为了能够有良好的可用性和操作性，管理信息系统仍采用账、卡的方式为用户提供数据界面。
    3.2.2 仪器设备的制度管理
    科学完善的规章制度是做好管理工作的首要条件。制定切合实际、具体严密的管理制度有利于管理工作的开展。规章制度可以从下面几个方向制定：
    （1）仪器设备使用管理制度。
    （2）仪器设备操作规程。
    （3）仪器设备安全制度。
    （4）仪器设备维护保养制度。
    （5）仪器设备事故处理。
    （6）仪器设备检验校准管理制度。

    3.2.3 仪器设备的维护保养管理
    仪器设备在使用过程中进行合理良好的保养维护工作是必须的，它能够便仪器设备维持在最佳的使用状态上，有利于使设备更好地为教学科研服务，也能够减少设备的损耗，延长设备的使用寿命。根据保养维护工作程度的要求，一般可以分成三类：
    （1）日常保养
    （2）一级保养
    （3）二级保养
    对于保养维护工作一般可以由操作人员或专职人员进行，保养工作要记入保养工作日志以便归档。

    3.2.4 仪器设备维修校验管理
    仪器设备在保管和工作过程中，可能因为人为操作失误或元器件老化等因素造成未到使用寿命而提前出现故障或损坏。这种情况下一般要考虑通过维修工作，更换损坏的部件以恢复仪器设备的功能。实验室的仪器设备由于种类多、技术新、同样通用设备少和配件难寻的特点，在维修工作中要注意一般在售后服务范围内可以寻找厂家帮助，对于厂家无法提供维修服务的设备，可以找专业维修人员处理。对于简单的故障，实验室技术人员应该掌握简单的维修技术。设备维修需要填写相关维修日志以便归档备案。
    仪器设备在长期保存和使用中，其技术指标可能随着时间而发生变化，特别对于测试测量类仪器设备，如果某些指标变化超过误差允许值就无法再参与实验工作了。这时就需要对其进行校验。校验要认真阅读该仪器设备的资料，严格按照其校准方法进行校准，同时对检验工作做好日志记录，归档备案。

    3.2.5 仪器设备开放管理
    为了充分发挥仪器设备的效益，共享仪器设备资源，搞好开放式管理是非常重要的。仪器设备开放管理是指仪器设备不只限于本实验室内使用，而是向外单位开放，为其它单位或社会提供使用。仪器设备开放管理一般可以选择集中管理对外开放方案。

    3.2.6 仪器设备报废管理
    仪器设备在使用寿命终止以后，由于其技术指标无法保证，不能够满足教学实验和科研的要求，该设备将退出在用设备状态，将进入到设备报废处理流程。需要报废的仪器设备应先由用户部门组织熟悉该设备的专家技术人员进行技术鉴定，在确认已经无使用价值和维修升级价值的情况下，填写仪器设备报废申请表，由仪器设备主管部门复审批准，即可报废。
仪器设备在批准报废以后，由财务部门注销固定资产，仪器管理部门注销设备帐目。报废的设备一般由设备管理部门统一处理。

3 建设科学管理制度

    仪器设备管理规章制度是对仪器设备管理工作具备约束力的行为准则和办事规程。建立一整套科学完备的仪器设备管理规章制度有利于把仪器设备管理工作规范化，减少管理工作的随意性，杜绝管理漏洞，减少管理失误。吉林大学公共管理实验中心根据本单位实验室的具体情况，制定了一系列的仪器设备管理制度。这些制度在规范管理工作中发挥了很大的作用，使该中心实验室仪器设备管理纳入正轨，完全改善了原来管理的不利局面，更加适应现代实验室仪器设备管理。
该系列管理制度包括：仪器设备需求计划申报制度、仪器设备采购制度、仪器设备验收制度、实验室建设经费管理制度、实验室设备使用登记制度、仪器设备的日常管理制度、贵重仪器设备的管理制度、仪器设备保养维护制度、仪器设备借用制度、仪器设备报废申报制度等。该系统管理制度囊括了仪器设备从计划采购到报废的整个管理过程，使全部管理工作都实现制度化、规范化。
吉林大学公共管理实验中心在仪器设备管理工作上也充分利用了自行开发的仪器设备管理信息系统，并把管理信息系统纳入到每一个管理制度之中。这使得管理信息系统所保存的数据能够准确及时地反映仪器设备的当前状况，更好地为管理工作服务，而不是成为信息化的形象工程。由于合理科学地运用仪器设备管理信息系统，使管理工作也更加制度化，透明化，不仅大大提高了实验室管理工作的效率，也对非法使用仪器设备的现象得到了制约。

4 结束语
    通过建立科学合理的实验室仪器设备管理制度，不仅把实验室仪器设备管理纳入正轨，杜绝了管理上的漏洞，避免了仪器设备的损坏和流失，也使得实验室的仪器设备利用效益大幅度增加。根据实验室仪器设备管理信息系统的统计，2007年度仪器设备的利用效益同比增长50%以上。由此可见，一套完备的仪器设备管理制度，不仅使管理工作实现现代化，也可以大幅度提高仪器设备的利用效益，使有限的仪器设备为更多的教学和科研服务。

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